Empfangen müssen Sie E-Rechnungen längst. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag — sonst ab dem 1. Januar 2028. Das klingt weit weg und ist es nicht, denn der Aufwand steckt nicht im Format, sondern in den Stammdaten darunter. Die Bestandsaufnahme dafür kostet ein bis zwei Tage und verhindert den Fehler, den wir am häufigsten sehen: dass jemand vier Wochen vor der Frist merkt, dass halb Deutschland dieselben Felder gleichzeitig nachpflegt.
Die Fristen im Klartext
Wer die Fristen, eine Checkliste und einen Zeitplan rückwärts vom Stichtag am Stück braucht: Der E-Rechnungs-Fahrplan 2027 fasst das auf einer Seite zusammen, auch als PDF.
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus — verarbeiten muss man sie damit noch nicht.
- Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, kein PDF. In der Praxis heißt das XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). JTL-Wawi kann beides.
Warum das Format der einfachste Teil ist
Wenn wir eine E-Rechnung zum ersten Mal aus einer bestehenden Wawi erzeugen, scheitert sie fast nie daran, dass das XML falsch aufgebaut wäre. Sie scheitert an Feldern, die seit Jahren leer sind, weil sie für eine PDF-Rechnung nie gebraucht wurden. Die üblichen Verdächtigen:
- Leitweg-ID bei Behördenkunden. Ohne sie nimmt die Empfängerplattform die Rechnung nicht an. Sie muss am Kundendatensatz hängen, nicht in einem Freitextfeld.
- Steuerkategorien je Position. Nicht nur der Steuersatz, sondern die Kategorie: Regelsteuersatz, ermäßigt, steuerfrei, Reverse Charge — jeweils mit dem passenden Grund. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen fällt das sofort auf.
- Zahlungsbedingungen als Daten. „30 Tage netto“ als Satz im Fußtext der Druckvorlage ist für ein prüfendes System nichts. Fälligkeitsdatum und Skonto gehören in Felder.
- Vollständige Bankverbindung und Verwendungszweck. Klingt banal, fehlt erstaunlich oft in genau dem Datensatz, aus dem die Rechnung erzeugt wird.
- Eindeutige Artikelbezeichnungen und Einheiten. Einheiten müssen aus der zulässigen Codeliste stammen. „Stk.“ ist keine.
„Die Umstellung auf E-Rechnung ist zu 20 % ein Formatthema und zu 80 % eine Stammdatenpflege, die man ohnehin schuldet.“
Eine Reihenfolge, die funktioniert
1. Kundenkreis sortieren
Wer bekommt künftig was? Behörden brauchen XRechnung mit Leitweg-ID. Geschäftskunden brauchen ab dem Stichtag ein strukturiertes Format, wobei viele mit ZUGFeRD gut leben, weil sie weiterhin ein lesbares PDF sehen. Privatkunden bleiben außen vor. Diese Sortierung entscheidet, wie viele Ausgabewege Sie überhaupt bauen müssen.
2. Eine Testrechnung je Fall erzeugen
Nicht die Theorie prüfen, sondern eine echte Rechnung je Konstellation: Inland mit Regelsteuersatz, ermäßigt, innergemeinschaftliche Lieferung, Behördenkunde, Gutschrift. Jede dieser Rechnungen durch einen Validator schicken — etwa den KoSIT-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards, der gegen die XRechnung-Regeln und die EN 16931 prüft, oder das Prüftool Ihres Wawi-Herstellers. Die Fehlerliste, die dabei herauskommt, ist Ihre Aufgabenliste — und sie ist meistens kürzer, als man befürchtet.
3. Stammdaten nachziehen
Fehlende Felder lassen sich in der Regel per Ameise-Import füllen, statt Datensatz für Datensatz von Hand. Wo Regeln greifen — etwa Steuerkategorie abhängig vom Kundenland —, gehören sie in einen Workflow, damit sie auch für Neuanlagen gelten und nicht nur für den Bestand.
4. Druckvorlagen und Ausgabewege
Die DotLiquid-Vorlagen bekommen die zusätzlichen Angaben, die Ausgabewege werden je Kundengruppe gesetzt. Danach läuft ein Parallelbetrieb: Die Rechnung geht wie bisher raus, das strukturierte Format entsteht mit und wird geprüft. Erst wenn eine Weile nichts mehr auffällt, wird umgeschaltet.
5. Eingang nicht vergessen
Die Empfangspflicht besteht seit 2025, aber Empfang ist nicht Verarbeitung. Eingehende XRechnungen als PDF auszudrucken und abzuheften ist erlaubt und verschenkt den ganzen Nutzen. Der Eingangsweg ist der Punkt, an dem sich Automatisierung am schnellsten rechnet: Beleg auslesen, mit Bestellung abgleichen, Abweichungen melden. Wie wir das bauen, steht unter Automatisierung.
Was, wenn Sie ohnehin über ein neues ERP nachdenken?
Für Häuser, bei denen die Warenwirtschaft insgesamt an ihre Grenzen kommt, ist die E-Rechnungspflicht ein günstiger Anlass, den Wechsel zu bündeln statt zweimal umzubauen. Unsere Odoo-Einführung setzt genau dort an: Phase 1 umfasst E-Rechnung, Finanzbuchhaltung und DATEV-Anbindung zum Festpreis. Details stehen auf der Seite zu Odoo.
Und über die Grenze?
Wer nach Dänemark liefert, hat dieselbe Baustelle noch einmal in Grün: Dort läuft der Versand über NemHandel im OIOUBL-Format, und seit Juli 2026 werden dänische Unternehmen automatisch ins Netz eingeschrieben. Beide Vorhaben greifen an denselben Stellen in die Wawi ein, deshalb lohnt es, sie zusammen zu planen. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung nach Dänemark.
Fazit
Die Frist ist kein technisches Problem, sondern ein Terminproblem. Wer die Bestandsaufnahme jetzt macht, hat eine überschaubare Aufgabenliste und Zeit, sie nebenbei abzuarbeiten. Wer wartet, macht dieselbe Arbeit unter Druck — und teilt sich die Kapazität aller JTL-Dienstleister mit allen anderen, die auch gewartet haben. Was wir in der Wawi dafür machen, steht unter JTL-Wawi.
Stand: 18. August 2026. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.
