Die Rechtslage in Kürze: was gilt — und ab wann
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Es führt die E-Rechnungspflicht für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) stufenweise ein. Drei Daten muss man kennen:
- 01.01.2025 Empfangspflicht für alle.
- Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist, unabhängig vom Umsatz. Ein E-Mail-Postfach reicht formal aus; entscheidend ist, dass die Rechnung danach GoBD-konform verarbeitet und archiviert wird.
- 01.01.2027 Ausstellungspflicht über 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Papier und einfache PDF sind dann für diese Unternehmen nicht mehr zulässig.
- 01.01.2028 Ausstellungspflicht für alle.
- Die Übergangsfrist endet. Ab jetzt gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz — auch für kleine Betriebe und für per EDI übermittelte Rechnungen, sofern sie nicht der Norm entsprechen. Einzige dauerhafte Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, aber keine ausstellen (§ 34a UStDV).
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software auslesen und verbuchen kann. In Deutschland üblich sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0 (PDF mit eingebettetem XML). Eine gewöhnliche PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Word-Dokument sind keine E-Rechnungen — auch dann nicht, wenn sie digital verschickt werden.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise dürfen weiterhin formlos ausgestellt werden. Rechnungen an Privatkunden (B2C) und viele steuerfreie Umsätze sind nicht betroffen. Für das Auslandsgeschäft gilt die Pflicht nicht — sie greift bei Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit (§ 34a UStDV); empfangen können müssen auch sie.
Was das für Ihren Betrieb heißt: drei Baustellen
01 · Rechnungsausgang
Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP muss ab dem Stichtag XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen — für jede B2B-Rechnung, auch für Sammel- und Abschlagsrechnungen. Excel-Vorlagen und Word-Rechnungen fallen aus. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr heutiges System das kann und was das Update kostet. Wenn Sie ohnehin über einen Systemwechsel nachdenken, ist die Pflicht ein sinnvoller Anlass, beides in einem Schritt zu lösen.
02 · Rechnungseingang
Empfangen müssen Sie schon heute. In der Praxis heißt das: eine definierte Eingangsadresse (zum Beispiel rechnung@…), eine Software, die XML-Rechnungen lesbar anzeigt und prüft, und ein fester Ablauf für Freigabe und Verbuchung. Wer Eingangsrechnungen heute ausdruckt und abheftet, braucht einen neuen Prozess — das XML ist das Original und muss unverändert archiviert werden.
03 · Archivierung und Buchhaltung
E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar im Originalformat und unveränderbar (GoBD). Ein E-Mail-Ordner ist kein Archiv. Sauber gelöst ist das, wenn Rechnungen direkt im ERP oder einem DMS landen und Ihre Buchhaltung beziehungsweise Ihr Steuerberater von dort automatisch versorgt wird — etwa per DATEV-Export statt Belegsammlung am Monatsende.
„Wir schicken doch schon PDF-Rechnungen, wir sind also fertig.“ — Nein. Die PDF erfüllt die Pflicht gerade nicht. Entscheidend ist der strukturierte XML-Teil, den Ihre Software erzeugen und die Software Ihres Kunden lesen kann.
Der Fahrplan: rückwärts gerechnet vom 1. Januar 2027
Eine ERP- oder Buchhaltungsumstellung braucht realistisch drei bis vier Monate Vorlauf — inklusive Testphase mit dem Steuerberater und einem Monat Parallellauf. Wer zum Stichtag über 800.000 € Vorjahresumsatz liegt, sollte deshalb spätestens im Herbst 2026 anfangen. So sieht der Plan aus:
- Q3 2026
Bestandsaufnahme und Entscheidung
Welche Rechnungen stellen Sie an wen? Kann das heutige System XRechnung/ZUGFeRD, und zu welchem Preis? Jetzt fällt die Entscheidung: nachrüsten oder auf ein System wechseln, das Rechnungswesen, DATEV und E-Rechnung von Haus aus mitbringt.
- Oktober – November 2026
Einführung
Rechnungswesen einrichten: Kontenrahmen (SKR03/04), Steuern, Nummernkreise, Vorlagen. Stammdaten und offene Posten übernehmen. Eingangsprozess und Archivierung festlegen. Ihr Tagesgeschäft läuft währenddessen im Altsystem normal weiter.
- Dezember 2026
Parallellauf und Kanzlei-Test
Echte Belege durch das neue System schicken, DATEV-Export vom Steuerberater prüfen lassen, Team an echten Fällen schulen. Erst wenn ein kompletter Monatslauf sauber durchgeht, wird umgestellt.
- 1. Januar 2027
Scharfschalten
Ausgangsrechnungen laufen ab jetzt als E-Rechnung. Die ersten Wochen eng begleiten: Rückläufer, Sonderfälle, Kundenrückfragen. Danach ist es Routine.
Unter 800.000 € Umsatz? Dann haben Sie bis zum 1. Januar 2028 Zeit — der Plan bleibt derselbe, nur ein Jahr später. Früher umstellen lohnt trotzdem oft: Der Empfang ist ohnehin schon Pflicht, und große Kunden verlangen E-Rechnungen teils vor der Frist.
Checkliste: zehn Punkte. Wenn alle sitzen, sind Sie fertig.
- Umsatzgrenze geklärt Sie wissen, ob für Sie der 1. Januar 2027 gilt (über 800.000 € Vorjahresumsatz) oder der 1. Januar 2028.
- Rechnungsarten erfasst Sie haben eine Liste aller B2B-Rechnungstypen: Einzel-, Sammel-, Abschlagsrechnungen, Gutschriften — und wissen, woher jede kommt.
- Systemfähigkeit geprüft Ihr ERP oder Ihre Wawi kann XRechnung und ZUGFeRD erzeugen — oder die Entscheidung für ein neues System ist gefallen.
- Eingangskanal definiert Es gibt genau eine Eingangsadresse für Lieferantenrechnungen, und Ihre Lieferanten kennen sie.
- Prüf- und Freigabeprozess steht Eingehende XML-Rechnungen werden angezeigt, geprüft, freigegeben und verbucht — ohne Ausdrucken.
- Archivierung GoBD-konform E-Rechnungen werden acht Jahre unveränderbar im Originalformat aufbewahrt. Ein Mail-Ordner zählt nicht.
- Steuerberater eingebunden Ihre Kanzlei weiß, was kommt, und hat den Übergabeweg (etwa DATEV-Buchungsstapel) mit Ihnen abgestimmt.
- Stammdaten sauber Kundennummern, USt-IdNrn., Leitweg-IDs für Behördenkunden und Zahlungsbedingungen sind gepflegt.
- Testlauf absolviert Mindestens ein kompletter Monatslauf ist parallel gefahren und vom Steuerberater geprüft worden.
- Team geschult Die Kollegen in Vertrieb, Lager und Buchhaltung wissen, was sich an ihrem Platz konkret ändert.
Die Kanzlei-Frage: was Ihr Steuerberater braucht
Die meisten Kanzleien arbeiten mit DATEV. Für eine reibungslose Zusammenarbeit brauchen sie von Ihnen drei Dinge: einen sauberen Buchungsstapel im DATEV-Format statt loser Belege, die dazugehörigen Belegbilder beziehungsweise XML-Originale, und einen abgestimmten Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), damit nicht jede Buchung nachgefragt wird. Moderne ERP-Systeme exportieren das auf Knopfdruck — dann wird der Monatsabschluss von einem Halbtagesprojekt zu einem Klick.
Sprechen Sie mit Ihrer Kanzlei, bevor Sie ein System festlegen. Zehn Minuten Abstimmung über Konten, Kostenstellen und den Übergabeweg ersparen später wochenlanges Hin und Her.
Quellen zum Nachlesen
§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes · BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und 15.10.2025 · FAQ des Bundesfinanzministeriums (bundesfinanzministerium.de) · Informationen Ihrer IHK.
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Wie die Umstellung konkret in der JTL-Wawi aussieht und was beim Geschäft nach Dänemark mit NemHandel und OIOUBL dazukommt, steht in zwei eigenen Fachartikeln. Wer die Pflicht mit einem Systemwechsel verbinden will, findet unser Phasenmodell auf der Seite zu Odoo.
Stand: September 2026. Dieser Leitfaden wurde mit Sorgfalt erstellt, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall gibt Ihnen Ihr Steuerberater.