Arbeit, die von selbst passiert.
Jeden Tag dieselben Mails, dieselben Belege, dieselben Klicks. Wir bauen Workflows und KI-Agenten, die diese Arbeit übernehmen. Alles läuft nachvollziehbar und wartbar auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Die ekokoro GmbH automatisiert Handelsprozesse für Onlinehändler. Grundlage ist n8n, eine quelloffene Workflow-Software, ergänzt um Sprachmodelle für Aufgaben wie E-Mail-Klassifikation, Belegauslesung und Textarbeit. Die Workflows und Agenten laufen auf Infrastruktur des Kunden, nicht in einer Cloud des Dienstleisters. ekokoro sitzt in Hamburg und arbeitet bundesweit.
Was wir automatisieren
Posteingang als Prozess
KI-gestützte E-Mail-Klassifikation sortiert Anfragen, liest Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus und legt die Daten dort ab, wo sie hingehören: Wawi, Buchhaltung oder CRM. Aus dem Postfach voller Handarbeit wird ein Eingangskanal, der sich selbst sortiert.
Lieferantenprozesse ohne Reibung
Bestellungen raus, Trackingnummern rein: E-Mail-Parsing und Schnittstellen verbinden Ihre Lieferanten mit Ihrer Wawi. Der Kunde bekommt seine Sendungsverfolgung, ohne dass jemand bei Ihnen tippt.
Texte und Übersetzungen am Fließband
Automatisierte Produktbeschreibungen: ein Modell recherchiert, ein zweites formuliert, Sie geben frei. Dazu KI-Übersetzungen direkt in JTL oder im Shopware-PIM, konsistent über tausende Artikel.
Adressen, die ankommen
DHL-Adressvalidierung im Checkout und im Backend. Was die API nicht eindeutig auflöst, korrigiert eine KI, bevor das Paket als Retoure zurückkommt.
Agenten im eigenen Haus
Wir deployen KI-Agenten firmenintern: selbst gehostet, mit Zugriff nur auf das, was sie brauchen. Für Support, Recherche und interne Abläufe. Ihre Daten verlassen dabei nicht das Haus, das macht auch die DSGVO-Seite einfacher.
Warum n8n
Als Rückgrat nutzen wir n8n: offen, selbst hostbar, erweiterbar. Jeder Workflow ist dokumentiert und gehört Ihnen. Sie könnten jederzeit ohne uns weiterarbeiten.
So gehen wir vor
Wo geht Zeit verloren?
Wir schauen Ihrem Team über die Schulter: im Postfach, in der Wawi und in der Excel-Tabelle daneben. Die besten Automatisierungs-Kandidaten sind selten die offensichtlichen.
Ein Workflow, schnell produktiv
Wir starten mit dem Prozess, der am meisten bringt, und liefern innerhalb weniger Wochen. Sie sehen den Effekt, bevor Sie weiter investieren.
Schritt für Schritt mehr
Was sich bewährt, wird ausgebaut, mit Monitoring und Fehlerbehandlung, damit die Automatisierung kein neues Risiko wird.
Ablauf im Detail
Die Prozess-Inventur
Am Anfang steht kein Konzeptpapier, sondern ein halber bis ganzer Tag neben Ihrem Team. Wir sehen zu, wie Aufträge hereinkommen, wie Lieferantenmails abgearbeitet werden, wo jemand aus einem PDF in ein Feld abtippt. Aus dieser Beobachtung entsteht eine Liste von Kandidaten, jeweils mit drei Angaben: wie oft der Vorgang passiert, wie lange er dauert, und wie eindeutig er sich beschreiben lässt.
Diese dritte Angabe entscheidet oft mehr als die ersten beiden. Ein Vorgang, der fünfmal am Tag zwei Minuten kostet und klaren Regeln folgt, ist ein besserer Kandidat als eine Stunde Arbeit pro Woche, bei der jedes Mal jemand abwägen muss.
Der Pilot
Wir bauen genau einen Workflow, nicht fünf. Er läuft zuerst im Trockenlauf gegen echte Daten, ohne zu schreiben, damit Sie vergleichen können, was er getan hätte. Erst wenn das Ergebnis überzeugt, geht er scharf. Diese Zwischenstufe kostet ein paar Tage und verhindert die Sorte Fehler, die man später mühsam aus der Wawi zurückdrehen muss.
Zweifelsfälle und Monitoring
Jeder Workflow bekommt einen Pfad für alles, was er nicht sicher entscheiden kann: eine Ablage, ein Postfach, eine Aufgabe. Dazu kommt eine Benachrichtigung, wenn ein Lauf abbricht oder die Zweifelsquote steigt. Was Sie messen können, können Sie auch verantworten.
Ausbau und Übergabe
Danach wächst das System in kleinen Schritten. Jeder neue Workflow wird dokumentiert, exportiert und liegt bei Ihnen. Zur Übergabe gehört eine Einweisung, in der Ihr Team lernt, Läufe einzusehen, Zweifelsfälle abzuarbeiten und im Ernstfall einen Workflow anzuhalten.
Festpreis oder Aufwand
Ein abgegrenzter Einzelworkflow bekommt einen Festpreis. Alles, was erst eine Datenbereinigung oder mehrere Systeme braucht, rechnen wir nach Aufwand ab, mit vorher vereinbartem Rahmen.
Bei Projekten ab 5.000 € stellen wir 50 % im Voraus und 50 % zum Abschluss. Für eine geförderte Vorab-Analyse gibt es feste Pakete auf der Seite Geförderte Beratung.
Was von Ihrer Seite da sein muss
- Ein Ansprechpartner, der entscheiden darf, wie ein Prozess künftig laufen soll.
- Zugriff auf die beteiligten Systeme: Wawi, Postfach, Shop, ggf. Lieferantenportale.
- Ein Server oder eine VM für n8n. Wir richten sie ein, wenn nichts vorhanden ist.
- Bereitschaft, den Prozess zu ändern. Ein schlechter Ablauf wird durch Automatisierung schneller, nicht besser.
Was wir hier nicht tun
- Kein Training eigener Sprachmodelle. Wir setzen bestehende Modelle ein und bauen die Regeln drumherum.
- Keine Chatbots auf der Verkaufsseite. Unser Feld sind interne Abläufe.
- Keine Automatisierung um ihrer selbst willen: Wenn ein Vorgang selten oder mehrdeutig ist, sagen wir ab.
Zwei Beispiele
Dropshipping. Auftragsbestätigungen und Trackingnummern kommen als E-Mail von wechselnden Lieferanten in unterschiedlichen Formaten. Ein Parser liest sie aus und schreibt sie in die Wawi zurück. Niemand tippt mehr Trackingnummern ab.
Adressen. Fehlerhafte Lieferadressen erzeugen Retouren. Die DHL-API prüft im Checkout, was sie nicht eindeutig auflöst, korrigiert ein Modell — bevor das Paket unterwegs ist.
Häufige Fragen
Was Händler uns zu diesem Thema am häufigsten fragen.
Was kostet die Automatisierung eines Prozesses?
Ein einzelner, klar umrissener Workflow — etwa Trackingnummern aus Lieferanten-Mails in die Wawi zurückschreiben — ist ein abgegrenztes Vorhaben und bekommt einen Festpreis. Aufwendiger wird es, wenn erst die Datenlage sortiert werden muss oder mehrere Systeme beteiligt sind; dann rechnen wir nach Aufwand mit vorher vereinbartem Rahmen ab. Im Erstgespräch sagen wir Ihnen, in welche der beiden Kategorien Ihr Fall fällt. Eine geförderte Vorab-Analyse ist über den Hamburg Digital Check möglich.
Wie lange dauert es, bis der erste Workflow läuft?
Wir starten bewusst mit einem Prozess statt mit einem Gesamtkonzept. Ein einzelner Workflow ist typischerweise in wenigen Wochen produktiv, inklusive Test mit Ihren echten Daten. Sie sehen den Effekt also, bevor Sie über den Ausbau entscheiden.
Laufen die KI-Agenten in der Cloud oder bei uns?
Bei Ihnen. Wir deployen n8n und die Sprachmodell-Anbindung auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder auf einem Server, den Sie kontrollieren. Die Agenten bekommen Zugriff nur auf das, was sie für ihre Aufgabe brauchen. Das ist technisch sauberer und macht die datenschutzrechtliche Bewertung deutlich einfacher, weil keine Kundendaten in fremde Systeme wandern.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch erkennt?
Jeder Workflow hat einen definierten Zweifelsfall-Pfad: Was das Modell nicht sicher zuordnet, landet zur Sichtung bei einem Menschen statt automatisch im System. Dazu kommt Monitoring, das anschlägt, wenn ein Workflow abbricht oder auffällig oft in den Zweifelsfall läuft. Automatisierung darf kein neues Risiko sein — sonst haben Sie nichts gewonnen.
Warum n8n und nicht Zapier oder Make?
n8n ist quelloffen und selbst hostbar. Damit bleiben Ihre Daten im Haus, es gibt keine Preisstufe pro Ausführung, und Sie könnten die Workflows jederzeit ohne uns weiterbetreiben. Bei den gehosteten Wettbewerbern hängen beide Punkte am Anbieter. Wenn Sie bereits produktiv mit einem anderen Werkzeug arbeiten, reden wir nicht um: dann bauen wir darin weiter.
Wir haben noch gar keine sauberen Daten. Lohnt sich Automatisierung trotzdem?
Häufig ja, aber in anderer Reihenfolge. Ein Workflow auf unsauberen Stammdaten multipliziert den Fehler. Deshalb steht bei uns die Prozess-Inventur vorn: Erst schauen wir, wo Zeit verloren geht und ob die Daten dafür tragen. Manchmal ist das Ergebnis, dass zuerst der Artikelstamm in der Wawi aufgeräumt gehört — das sagen wir dann auch.
Wem gehören die Workflows nach dem Projekt?
Ihnen. n8n-Workflows werden als Datei übergeben und sind dokumentiert, die Zugänge liegen bei Ihnen. Sie können jederzeit selbst weiterentwickeln oder jemand anderen darauf setzen.
Braucht mein Team dafür technisches Wissen?
Zum Betrieb nicht. Nach der Übergabe zeigen wir, wie man Läufe einsieht, Zweifelsfälle abarbeitet und einen Workflow anhält. Wer selbst weiterbauen will, bekommt eine Einweisung in n8n; die Oberfläche ist visuell und für jemanden, der die eigenen Prozesse kennt, gut erlernbar.
Welcher Prozess nervt am meisten?
Genau damit fangen wir an. Im Erstgespräch sagen wir Ihnen ehrlich, ob sich die Automatisierung lohnt und was sie kostet.